Pismo do Przewodniczących Rad Gmin i Rad Miejskich oraz Wójtów, Burmistrzów i Prezydentów Miast w sprawie obowiązków związanych z organizacją wyborów

Pismo Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 17 sierpnia 2011 r. do Przewodniczących Rad Gmin i Rad Miejskich oraz Wójtów, Burmistrzów i Prezydentów Miast w sprawie obowiązków związanych z organizacją wyborów zarządzonych na dzień 9 października 2011 r. (ZPOW-503-69/11)

Warszawa, dnia 17 sierpnia 2011 r.

       PAŃSTWOWA 
KOMISJA WYBORCZA
    ZPOW-503-69/11

Szanowni Państwo.

Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej postanowieniem z dnia 4 sierpnia 2011 r. zarządził na dzień 9 października 2011 r. wybory do Sejmu i do Senatu RP (Dz. U. Nr 162, poz. 978). Wybory zostaną przeprowadzone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2011 r. – Kodeks wyborczy (Dz. U. Nr 21, poz. 112 z późn. zm.). Państwowa Komisja Wyborcza zwraca uwagę, że przepisy Kodeksu wyborczego nakładają na organy gmin szereg zadań i obowiązków związanych z organizacją wyborów i przewidują terminy na ich wykonanie; terminy wskazane w niniejszym piśmie uwzględniają przepis art. 9 ust. 2 Kodeksu wyborczego stanowiący, iż jeżeli koniec terminu wykonania czynności przypada na sobotę albo na dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa pierwszego roboczego dnia po tym dniu.

1. Pilnym zadaniem jest wyznaczenie przez wójtów (burmistrzów i prezydentów miast) miejsc przeznaczonych na bezpłatne umieszczenie urzędowych obwieszczeń wyborczych i plakatów komitetów wyborczych oraz podanie wykazu tych miejsc do wiadomości publicznej (art. 114 Kodeksu wyborczego). Liczba i wielkość wyznaczonych miejsc powinny umożliwić wszystkim komitetom wyborczym wywieszanie ich plakatów, a także rozplakatowanie urzędowych obwieszczeń wyborczych. Należy również zadbać aby miejsca te umożliwiały łatwy dostęp dla jak największej liczby wyborców. Powyższa czynność wymaga niezwłocznego wykonania ze względu na rozpoczętą już kampanię wyborczą.

Głosowanie w tegorocznych wyborach do Sejmu i do Senatu, zgodnie z art. 14 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Przepisy wprowadzające ustawę - Kodeks wyborczy (Dz. U. Nr 21, poz. 113 z późn. zm.) powinno się odbywać co do zasady w dotychczasowych stałych obwodach głosowania utworzonych na podstawie przepisów Ordynacji wyborczej do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw. Jeżeli zachodzi konieczność dokonania zmian w podziale na obwody głosowania, wówczas zmian tych dokonuje rada gminy, na wniosek wójta, na podstawie art. 13 § 1 ustawy — Kodeks wyborczy. Natomiast w przypadku, gdy np. w związku ze zmianą nazwy ulicy lub powstaniem nowej ulicy, zachodzi potrzeba dokonania korekty w opisie granicy obwodu głosowania, lecz nie powoduje to zmiany granicy obwodu, wówczas rada, na wniosek wójta podejmuje stosowną uchwałę na podstawie art. 12 § 2 Kodeksu wyborczego.

1) Do dnia 25 sierpnia 2011 r. powinny zostać natomiast dokonane niezbędne zmiany w podziale na obwody głosowania jeżeli wystąpiła taka konieczność w związku ze zmianą granic gminy, zmianą liczby mieszkańców w gminie lub w danym obwodzie głosowania, a także zmiany siedzib obwodowych komisji wyborczych, w tym siedzib znajdujących się w lokalach dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych, a ponadto zgłoszone propozycje zmian siedzib takich lokali należy niezwłocznie umieścić w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 13 i 13a Kodeksu). Państwowa Komisja Wyborcza zwraca uwagę w świetle art. 13a § 1, że doświadczenia z każdych wyborów potwierdzają potrzebę dokonania dokładnej analizy wszystkich pomieszczeń przewidzianych na lokale wyborcze pod kątem ich dostosowania do potrzeb głosowania, i zadbania o możliwe powszechną dostępność dla wyborców. Stosownie do rangi aktu głosowania i liczby osób w nim uczestniczących, w tym o różnym stopniu sprawności fizycznej, lokale wyborcze powinny być usytuowane w pomieszczeniach łatwo dostępnych dla głosujących – na parterach budynków, możliwie o rozmiarach zapewniających swobodne rozmieszczenie urządzeń wyborczych i dostęp do nich wyborców. Niezbędne jest również zapewnienie przez cały okres wyborczy systematycznych informacji o miejscach głosowania.

2) Do dnia 5 września 2011 r. rady gmin obowiązane są utworzyć na wniosek wójtów (burmistrzów, prezydentów miast) odrębne obwody głosowania w szpitalach, zakładach pomocy społecznej, zakładach karnych i aresztach śledczych oraz ich oddziałach zewnętrznych, domach studenckich i zespołach tych domów oraz ustalić ich granice, siedziby i numery (art. 12 § 10 Kodeksu). Zgodnie z ustawowymi wymogami, w jednostkach opieki zdrowotnej i społecznej, zakładach karnych i aresztach obwody należy utworzyć zawsze, jeżeli w dniu wyborów będzie tam przebywać co najmniej 15 wyborców. Ponadto, obwód głosowania w tego rodzaju jednostce po zasięgnięciu opinii osoby nią kierującej może być także utworzony przy mniejszej liczbie niż 15 wyborców (art. 12 § 4 i § 6 Kodeksu). Obwody głosowania w domach studenckich lub zespołach tych domów są tworzone jeżeli zamierza przebywać w nich w dniu głosowania co najmniej 50 wyborców i zgodę na utworzenie obwodu potwierdzi rektor uczelni (art. 12 § 7 i § 9 Kodeksu). Zmiany dotyczące obwodów głosowania wymagają podjęcia stosownych uchwał przez rady gmin i miejskie. Państwowa Komisja Wyborcza zwraca się z apelem o terminowe wykonanie tych zadań, zgodnie z przesłaniem i literą ustawy.

3) Do dnia 9 września 2011 r. wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast mają obowiązek podać do publicznej wiadomości obwieszczenia o numerach i granicach stałych i odrębnych obwodów głosowania, siedzibach obwodowych komisji wyborczych oraz o lokalach obwodowych komisji wyborczych dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych wraz z informacją o możliwości głosowania korespondencyjnego przez wyborców niepełnosprawnych. Obwieszczenie należy ponadto umieścić w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 16 § 1 – 2 i art. 61a § 1 Kodeksu).

4) Należy jednocześnie pamiętać o obowiązku zapewnienia lokali wyborczych dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych w liczbie nie mniejszej niż 1/5 ogólnej liczby lokali w danej gminie (art. 186 Kodeksu w związku z art. 15a ustawy – Przepisy wprowadzające Kodeks wyborczy). Warunki jakie powinny spełniać te lokale określają przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 29 lipca 2011 r. w sprawie lokali obwodowych komisji wyborczych dostosowanych do potrzeb wyborców niepełnosprawnych (Dz. U. Nr 158, poz. 938).

5) Na wniosek wyborcy niepełnosprawnego wójt (burmistrz, prezydent miasta) ma obowiązek przekazać mu informacje o właściwym dla niego okręgu wyborczym i obwodzie głosowania, lokalach głosowania dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych, warunkach dopisania do spisu wyborców w wybranym obwodzie, a także terminie i godzinach głosowania, komitetach wyborczych biorących udział w wyborach oraz zarejestrowanych kandydatach i listach kandydatów, warunkach i formach głosowania (art. 37a § 1-2 Kodeksu). Odpowiednio informacje, o których mowa w art. 37a § 1 Kodeksu, należy podać w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w sposób zwyczajowo przyjęty w danej gminie.

2. Do dnia 19 września 2011 r. wójtowie (burmistrzowie, prezydenci miast) mają obowiązek powołać obwodowe komisje wyborcze oraz zwołać pierwsze posiedzenia komisji. Zgłoszeń kandydatów do składów komisji dokonują pełnomocnicy komitetów do dnia 16 września 2011 r. (art. 182 § 1 pkt 1 §5 i 9 Kodeksu). Powołanie obwodowych komisji wyborczych i zwołanie ich pierwszych posiedzeń regulują przepisy art. 182 § 1-10 Kodeksu wyborczego oraz przepisy uchwały Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2011 r. w sprawie powoływania obwodowych komisji wyborczych w obwodach głosowania utworzonych w kraju, w wyborach do Sejmu i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej oraz do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej (M. P. Nr 30, poz. 345). Stałym ważnym zadaniem wójtów (burmistrzów i prezydentów miast) jest zapewnienie sprawnej obsługi komisji obwodowych oraz pomocy w wykonaniu ich zadań związanych z organizacją i przeprowadzeniem wyborów (art. 156 Kodeksu).

3. Do dnia 29 września 2011 r. uprawnieni wyborcy niepełnosprawni i wyborcy powyżej 75 lat mogą składać do wójtów (burmistrzów i prezydentów miast) wnioski o sporządzenie aktu pełnomocnictwa do głosowania. Warunki i procedurę dotyczącą sporządzania i wydawania pełnomocnictwa określają przepisy art. 54-57 Kodeksu wyborczego oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 28 lipca 2011 r. w sprawie sporządzenia aktu pełnomocnictwa do głosowania w wyborach do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej, do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego oraz wójtów (burmistrzów i prezydentów miast) - (Dz. U. Nr 157, poz. 936). Informacje i wzory dokumentów w tym przedmiocie są również zawarte w informacji PKW o uprawnieniach wyborców niepełnosprawnych, umieszczonej na stronie internetowej Komisji. Informacja ta będzie niezwłocznie sporządzona w alfabecie Braille`a i przesłana do wszystkich urzędów gmin w celu przekazania zainteresowanym wyborcom.

4. Nowym odpowiedzialnym zadaniem wójtów, burmistrzów, prezydentów miast jest zapewnienie wyborcom niepełnosprawnym warunków do głosowania korespondencyjnego oraz do głosowania przy użyciu nakładek na karty do głosowania sporządzonych w alfabecie Braille`a (rozdział 7a Kodeksu). Podstawowe zasady postępowania w tych sprawach są następujące: zamiar głosowania korespondencyjnego powinien zostać zgłoszony do dnia 19 września 2011 r.; do celów głosowania korespondencyjnego wyznacza się na terenie gminy co najmniej jedną obwodową komisję wyborczą. Wskazane jest aby lokal ten był dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wyborcę który zgłosił zamiar głosowania korespondencyjnego umieszcza się w spisie wyborców w obwodzie wyznaczonym do głosowania korespondencyjnego; nie później niż 7 dni przed dniem głosowania, tj. do 3 października 2011 r. urząd gminy dostarcza takiemu wyborcy pakiet wyborczy, w skład którego wchodzą: karta lub karty do głosowania, koperta na kartę bądź karty, koperta zwrotna, oświadczenie o osobistym i tajnym oddaniu głosu, instrukcja o głosowaniu oraz jeśli wyborca o nią poprosił, nakładka lub nakładki do głosowania w alfabecie Braille`a. Postępowanie dotyczące głosowania korespondencyjnego przez osoby niepełnosprawne na obszarze kraju określa uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 1 sierpnia 2011 r. w sprawie wzoru i rozmiaru koperty na pakiet wyborczy, koperty zwrotnej, koperty na kartę do głosowania, oświadczenie o osobistym i tajnym oddaniu głosu oraz instrukcji głosowania, stosowanych w głosowaniu korespondencyjnym w obwodach głosowania utworzonych w kraju, która jest dostępna na stronie internetowej PKW.

Wykonując zadania dotyczące głosowania przez pełnomocnika i głosowania korespondencyjnego trzeba pamiętać, że tych form głosowania nie stosuje się w obwodach odrębnych (art. 54 § 4 i 61a § 2 Kodeksu).

5. Do dnia 19 września 2011 r. powinny zostać sporządzone w każdej gminie spisy wyborców. Zasady sporządzenia spisu określają przepisy Kodeksu wyborczego (art. 26-32, art. 37 i 37a), zaś sposób sporządzania, udostępniania, metody aktualizacji - przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie spisu wyborców (Dz. U. Nr 158, poz. 942). Prawidłowe sporządzenie spisu wyborców rzutuje w dużej mierze na sprawny i w opinii wyborców wiarygodny przebieg głosowania. Praktyka wskazuje, że w spisach ciągle występują nieprawidłowości, związane zwłaszcza z dopisywaniem wyborców przebywających czasowo na obszarze gminy, a także sporządzaniem spisu w obwodach odrębnych, w szczególności w zakładach opieki zdrowotnej i domach pomocy społecznej. Należy również mieć na uwadze – jako element nowy – sporządzenie spisu w domach studenckich oraz dopisywanie do spisu między 19 a 26 września 2011 r. żołnierzy, policjantów i innych funkcjonariuszy odbywających służbę poza miejscem stałego zamieszkania (art. 30 Kodeksu).

6. Potrzebna jest systematyczna i staranna aktualizacja rejestru wyborców prowadzonego w gminie. W wyborach samorządowych w 2010 r. były zgłaszane różnego rodzaju nieprawidłowości dotyczące prowadzenia rejestru, w tym również zarzuty nierzetelnego jego prowadzenia, co było m.in. podstawą protestów wyborczych. Zasady prowadzenia rejestru wyborców określają przepisy art. 18-24 Kodeksu wyborczego, a szczegółowy sposób prowadzenia, aktualizacji, udostępniania i przekazywania danych z rejestru – przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 lipca 2011 r. w sprawie rejestru wyborców oraz trybu przekazywania przez Rzeczypospolitą Polską innym państwom członkowskim Unii Europejskiej danych zawartych w tym rejestrze (Dz. U. Nr 158, poz. 941).

7. Od początku kampanii wyborczej do dnia przekazania spisu wyborców przewodniczącym obwodowych komisji (tj. do dnia 8 października br.), urzędy gmin są uprawnione i obowiązane do wydawania wyborcom zmieniającym miejsce pobytu przed dniem wyborów – zaświadczeń o prawie do głosowania (art. 32 Kodeksu). Zaświadczenie o prawie do głosowania jest ważną formą realizacji przez wyborców prawa do głosowania, możliwość otrzymania zaświadczenia i informacja o tym powinny być w każdej gminie powszechnie dostępne.

Państwowa Komisja Wyborcza prosi o niezwłoczne podjęcie prac i sprawną realizację wymienionych zadań.

Jednocześnie Państwowa Komisja Wyborcza, w związku z art.13 i 14 ustawy - Przepisy wprowadzające ustawę – Kodeks wyborczy, zauważa, iż nowy podział gminy na okręgi wyborcze oraz wynikający z tego podział gminy na stałe obwody głosowania wiąże się z określoną w art. 418 Kodeksu wyborczego zasadą, iż w każdym okręgu wyborczym dla wyboru rady w gminie niebędącej miastem na prawach powiatu wybiera się 1 radnego z tym, że zasada ta będzie miała zastosowanie dopiero w wyborach do rad na kadencję 2014-2018. W opinii Państwowej Komisji Wyborczej dokonywanie powyższych zmian powinno nastąpić w okresie możliwie najbliższym terminowi wyznaczonemu powołanym wyżej art. 13 i 14 ustawy Przepisy wprowadzające ustawę – Kodeks wyborczy.

Przewodniczący Państwowej Komisji Wyborczej: Stefan J. Jaworski